«Электронное актирование в рамках исполнения госконтрактов – это колоссальная экономия времени и ресурсов в масштабах страны»

Победитель

Единая информационная система в сфере закупок. Электронное актирование

Заказчик: Федеральное казначейство
Исполнитель: ЛАНИТ

Краткое описание проекта
Группа компаний ЛАНИТ реализовала крупнейший для России проект – создание Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС). ЕИС – это сложная автоматизированная система, которая состоит из более 60-ти функциональных подсистем и поддерживает все процессы размещения государственных и иных видов закупок, осуществляемых по законам №44-ФЗ
и №223-ФЗ. Одним из приоритетных направлений развития ЕИС стал переход на электронное актирование в рамках исполнения государственных и муниципальных контрактов.
Электронное актирование – это современный и удобный сервис для оформления документа приемки в электронной форме в личном кабинете поставщика и заказчика. Сервис обеспечивает оперативный доступ к документам и эффективное управление их движением. Для поставщиков электронное актирование облегчает процесс формирования первичных учетных и бухгалтерских документов и обмена ими с заказчиком, гарантируя своевременность приемки и оплаты по государственному контракту. Для заказчиков электронное актирование значительно упрощает процесс документального оформления приемки и проведения платежей, а информация об исполнении контракта размещается в ЕИС автоматически.

Масштаб проекта. Электронное актирование – это: свыше 20 тыс. организаций заказчиков и поставщиков, уже использующих функционал электронного актирования, и интенсивность применения постоянно увеличивается; порядка 100 тыс. заключенных госконтрактов на общую сумму более 500 млрд. руб., в которых предусмотрена электронная приемка с использованием возможностей ЕИС. Более 40 тыс. электронных юридически значимых актов уже размещено в ЕИС.

Риски при реализации проекта для заказчика и исполнителя. Тираж функциональности в масштабах всей страны предъявляет особые требования не только к качеству, но и к удобству применения разработанных и внедренных функций. Потребовалась серьезная проработка и адаптация бухгалтерских бизнес-процессов для автоматизации процесса приемки в рамках ЕИС в сжатые сроки. В целях внедрения электронного актирования потребовалось подготовить и внести изменения в ряд нормативно-правовых актов, что сильно влияло на качество и скорость реализации функционала.
Также были и репутационные риски – разработка и запуск совершенно нового объемного функционала в государственной информационной системе велись по поручению Президента РФ и должны были выполнены с высоким качеством реализации и в предельно сжатые сроки (для функционала подобного масштаба). Интеграция с большим количеством участников, такими как ФНС, системы ЭДО и крупными информационными системами потребовали от команды высоких компетенций в части управления проектом.

Достигнутые результаты/экономический эффект. По экспертной оценке, экономия от полного внедрения электронного документооборота в государственных закупках ежегодно составит порядка 25 млрд рублей. Данная экономия будет достигнута за счет сокращения бумажного документооборота, сокращения трудозатрат специалистов, участвующих в подготовке и сопровождении пактов документов, исключения затрат на почтовые/курьерские расходы и так далее.

О новом проекте, который радикально меняет взаимодействие заказчиков и исполнителей госконтрактов в сфере закупок рассказывают заместитель руководителя Федерального казначейства Анна Катамадзе и заместитель директора департамента корпоративных систем ЛАНИТ Дмитрий Вертело

– Как появилась идея проекта, связанного с электронным актированием? Сколько времени ушло на реализацию проекта?

Анна Катамадзе: Идея родилась, безусловно, из экономических соображений. ЕИС обеспечивает закупочные процессы для заказчиков. До появления электронного актирования поставщики, по сути дела, работали только на электронных площадках в части подачи заявок, подписания первичного контракта. Но сама стадия исполнения контракта оставалась архаичной. На всех этапах реализации контракта требовались документы в бумажном виде. Чем нам это не нравилось? Строго говоря, всем.

Прежде всего, мы не понимали реального положения вещей. Осуществляются ли своевременно платежи, приемка товаров, работ и услуг в соответствии с контрактами, которые были подписаны по результатам конкурентных процедур, или нет? Нет ли задержек или злоупотребления полномочиями в части оплаты и затягивания приемки?

Чтобы понять ситуацию, нужно обладать качественной информацией. А информация в виде сканов документов, подвешенных в реестр, нас не устраивала. Мы взялись за огромную задачу по оцифровке процесса и документов всей стадии исполнения контрактов.

Но документы мало просто оцифровать в ЕИС. Электронное актирование, когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме, надо легитимизировать как единственно возможную форму формирования документов. Поэтому параллельно шли два процесса.

Один процесс это, собственно, работа Федерального казначейства и команды ЛАНИТ – проектирование и создание софта, программного обеспечения. Другой процесс – работа с Минфином России по формированию поправок в федеральный закон, в которых мы описали электронные документы как нормативно-правовые и единственно возможные.

От момента идеи электронного актирования до момента ее реализации прошло полтора года. Я бы сказала, что мы достигли успеха в обоих направлениях работы: сделали подсистему ГИС ЕИС и отработали все стандарты, форматы, нюансы электронного актирования и с участниками рынка, и с участниками бухгалтерских систем, и с регуляторами, например, с Федеральной налоговой службой. Мы хотели, чтобы налоговая служба принимала электронные документы, сформированные в нашей системе, как юридически значимые документы для проверок.

Калибровок было очень много. Параллельно вместе с Минфином готовился оптимизационный закон. Законопроект, большой пакет поправок в №360-ФЗ, который теперь стал частью № 44-ФЗ. Теперь с 1 января 2022 года электронное актирование будет исключительным и единственным способом актирования подавляющей части государственных и муниципальных контрактов.

- В чем значимость внедрения электронного актирования?

Дмитрий Вертело: Мы были максимально заинтересованы сделать качественный работоспособный сервис. Разработкой ГИС ЕИС в сфере закупок ЛАНИТ занимается очень давно. Федеральное казначейство – около 10 лет. Было немало различных функциональных областей, на которые мы тратили очень много времени, но я могу сказать, что значимость от внедрения электронного актирования просто колоссальная.

Мы были одной из первых организаций, которая использовала в своей работе электронное актирование, как и Федеральное казначейство и его подрядчики. При заключении контракта в ЕИС раньше приходилось документы готовить в бумажном виде. Это отнимало много сил, времени и нервов. Потому что документы, бывает, теряются, тогда надо их перевыставлять другой датой, а это влечет за собой для подрядчика штрафные санкции, иногда даже включение в реестр недобросовестных поставщиков, что, по сути, является блокировкой на несколько лет коммерческой деятельности организации.

Электронное актирование позволяет подрядчику сформировать в структурированном виде отчётные документы, нажать несколько кнопок, заверить отчет электронной подписью руководителя. И все. Эти документы появляются в личном кабинете заказчика. Заказчик видит, что документы пришли, сроки соблюдены, никакая дополнительная регистрация не требуется.

Исполнитель получает, как минимум, на несколько дней раньше оплату, потому что исключаются рассмотрение, регистрация, маршрутизация деловых бумаг из одной службы в другую. Документ сразу приходит непосредственно тому человеку, который его ждёт. Поставщики получают раньше деньги. Это прикладная выгода.

Переход на электронное актирование в рамках исполнения госконтрактов – это колоссальная экономия времени и ресурсов в масштабах страны, с учетом того, что госзаказ – это почти треть ВВП страны.

Анна Катамадзе: Это экономический проект, в первую очередь. И он имеет большое влияние на взаимоотношения сторон в рамках контрактных отношений в сфере госзаказа, по сути, это часть экономической реформы. Почему?

Кроме сервисности мы получаем очень важные экономические эффекты, а именно, защиту прав сторон. Когда речь идёт о приёмках в сфере госконтрактов, то могут возникать злоупотребления: затягивание приемки, платежей. Злоупотребления бывают на стороне заказчика, очень часто подрядчики в регионах бывают единственными, которые могут выполнить те или иные работы. Они начинают злоупотреблять своими возможностями, перестают вовремя сдавать объекты. А у региона полномочия какие? Школы, детские сады, медицинское обеспечение. И мы понимаем, насколько сильно это затягивание со сдачей объектов влияет на имидж региона и его руководителей.

Поэтому, когда приёмка в сфере госконтрактов будет частью структурированного электронного документооборота, где аудиторский след каждого действия заказчика и подрядчика остается в системе, будет очень трудно манипулировать, все действия становятся прозрачными.

Для нас ключевым принципом в проекте было задача обеспечить баланс прав и обязанностей сторон, которые никак и ничем не покрыты. Это первое.

Второе, аудиторский след каждого действия важен государству не только как регулятору баланса сторон, но и как контролёру. Контролеры тоже должны обладать качественной достоверной информацией, а не какими-то подложенными задним числом бумажками. Соответственно, вводя электронное актирование, мы получаем достоверный документооборот для адекватной и объективной работы контрольных органов.

Обладание адекватной достоверной информацией о ведении госконтракта – почём купили, сколько российского купили, сколько китайского купили, сколько не купили, сколько просрочили, сколько не оплатили – возможно только в том случае, если у тебя создан качественный электронный документооборот, обязательный для всех участников сферы закупок.

Наличие электронного акта сподвигло нас на другие дополнительные преобразования. Например, внедрение автоплатежа. Получив электронный акт с подписями двух сторон, мы в состоянии перевести нашу казначейскую систему бюджетных платежей с положенных сейчас 30 дней до 3-5 дней. Дело в том, что у Федерального казначейства существует множество нормативно установленных проверок бюджетного платежа, поэтому и сроки его оплаты длинные. Но наличие электронного акта позволяет нам сделать автоматизированными подавляющее число проверок.

- Смогут ли с 1 января будущего года перейти на электронное актирование все организации, которые участвуют в закупках? Успеют ли они подготовиться?

Анна Катамадзе: Пилот мы начали год назад, всех пригласили. Сейчас контрактов с электронным актированием заключено более чем на полтриллиона рублей. Где-то одну пятую госконтрактов мы уже охватили.

У нас в 2019 году был запуск централизованной регистрации поставщиков в ЕИСе. Два месяца лихорадило из-за большого объема работы, потому что в ЕИС переходили массово все организации. С тех пор прошло два года, в ЕИС зарегистрировано порядка 600000 организаций-участников торгов, ноль эскалаций. И много благодарностей, регистрация безбумажная, все проверки онлайн.

Дмитрий Вертело: Есть такое выражение «сдержанный оптимизм». Мы понимаем, что будет сложно, потому что электронное актирование должно быть внедрено у заказчиков всех уровней бюджетов независимо от типа учреждения. Наша задача – сделать все для того, чтобы переход на формирование электронных документов прошел гладко и максимально минимизировал бумажный документооборот и оптимизировал взаимодействие заказчиков и исполнителей.

– Большая команда работала над проектом электронного актирования?

Анна Катамадзе: Непосредственно над задачей электронного актирования в ЕИС трудится около 40 человек.